Artículo: ¿Qué es una OPC?

Si tenemos que organizar una reunión de pocas personas, puede que podamos hacerlo nosotros mismos con muy poca ayuda profesional exterior e incluso sin ningún tipo de ayuda, pero la cosa cambia, cuando la reunión es numerosa, y tenemos que coordinar muchos esfuerzos y actividades, para lo que nos vemos imposibilitados nosotros mismos o nuestro equipo.

En estos casos, podemos recurrir al profesional que se dedica a la organización de congresos, conocido por las siglas O.P.C., es la figura del Organizador Profesional de Congresos.

Un organizador profesional de congresos, es una persona especialista en la materia, que organiza reuniones, planifica congresos y se dedica a la creación y desarrollo de este tipo de eventos, así como de las actividades paralelas del mismo.

Un OPC cuenta con relaciones y contactos, con todo tipo de empresas de los más diversos sectores que suelen verse implicadas en la organización de cualquier congreso (agencias de viajes, hoteles, servicios de traductores, azafatas, imprentas, compañías aéreas, de autobuses, alquiler de coches, servicios de catering, etc...).

Entre las cualidades que más se suelen valorar a la hora de buscar un buen OPC están:

 · Habilidad empresarial. Saber moverse con soltura en este medio.

 · Compromiso. Identificarse con el proyecto y comprometerse a un buen desarrollo del mismo.

 · Capacidad. Tener la suficiente profesionalidad para poder llevar a cabo todo su cometido dentro de la organización del congreso.

 · Comunicador. Ser un buen comunicador, "conectar" bien con todos los grupos, coordinadores, medios, etc. que se vean implicados de una u otra manera en la organización y difusión del congreso.

 · Creativo. Deber tener una mente abierta, creativa que pueda proponer en cualquier momento nuevas ideas y sugerencias para una mejor definición y desarrollo del congreso. El espíritu innovador es muy importante para este tipo de profesionales.

 · Liderazgo. Coordinar y llevar de "su mano" a muchas personas, departamentos y coordinadores, supone tener unas buenas dotes de mando y buena capacidad de liderazgo.

Las funciones de un OPC son las de consultoría, planificación, organización, dirección y control de congresos. Dentro de estas funciones, un OPC se encarga durante el congreso de lo siguiente: 

· Asesorar a la entidad promotora del congreso, principalmente al inicio y en su planificación. Le ayudará también a establecer los objetivos que se desean lograr a la finalización del congreso.

· Búsqueda de patrocinios. 
· Proyecto presupuestario preliminar que incluya todos los servicios a contratar y proyecto definitivo.
· La planificación conjunta, de fechas del congreso y duración del mismo. 

· Proponer y contratar el espacio donde se celebrará el congreso.

· Plan de difusión e imagen del congreso.

· Tramitación de los permisos administrativos necesarios.

· Gestión de viajes y reserva hotelera.

· Gestión de transportes.

En resumen, liberamos a la asociación, institución, empresa que nos contrata, de la carga de trabajo suplementario que conlleva la organización de un evento.

Fuentes: OPC Spain, esmadrid.

Elena Álvarez García

Directora-Gerente de "Más Que Eventos"

Miembro de QOE Asturias