Si tenemos que
organizar una reunión de pocas personas, puede que podamos hacerlo nosotros
mismos con muy poca ayuda profesional exterior e incluso sin ningún tipo de
ayuda, pero la cosa cambia, cuando la reunión es numerosa, y tenemos que
coordinar muchos esfuerzos y actividades, para lo que nos vemos imposibilitados
nosotros mismos o nuestro equipo.
En estos casos,
podemos recurrir al profesional que se dedica a la organización de congresos,
conocido por las siglas O.P.C., es la figura del Organizador Profesional de
Congresos.
Un organizador
profesional de congresos, es una persona especialista en la materia, que
organiza reuniones, planifica congresos y se dedica a la creación y desarrollo
de este tipo de eventos, así como de las actividades paralelas del mismo.
Un OPC cuenta
con relaciones y contactos, con todo tipo de empresas de los más diversos
sectores que suelen verse implicadas en la organización de cualquier congreso
(agencias de viajes, hoteles, servicios de traductores, azafatas, imprentas,
compañías aéreas, de autobuses, alquiler de coches, servicios de catering, etc...).
Entre las cualidades que más se suelen valorar a
la hora de buscar un buen OPC están:
· Habilidad empresarial. Saber
moverse con soltura en este medio.
· Compromiso. Identificarse con
el proyecto y comprometerse a un buen desarrollo del mismo.
· Capacidad. Tener la
suficiente profesionalidad para poder llevar a cabo todo su cometido dentro de
la organización del congreso.
· Comunicador. Ser un buen
comunicador, "conectar" bien con todos los grupos, coordinadores,
medios, etc. que se vean implicados de una u otra manera en la organización y
difusión del congreso.
· Creativo. Deber tener una
mente abierta, creativa que pueda proponer en cualquier momento nuevas ideas y
sugerencias para una mejor definición y desarrollo del congreso. El espíritu
innovador es muy importante para este tipo de profesionales.
· Liderazgo. Coordinar y llevar
de "su mano" a muchas personas, departamentos y coordinadores, supone
tener unas buenas dotes de mando y buena capacidad de liderazgo.
Las funciones
de un OPC son las de consultoría, planificación, organización, dirección y
control de congresos. Dentro de estas funciones, un OPC se encarga durante
el congreso de lo siguiente:
· Asesorar a la entidad
promotora del congreso, principalmente al inicio y en su planificación. Le ayudará también a establecer los objetivos que se desean lograr a la
finalización del congreso.
· Búsqueda de
patrocinios.
· Proyecto presupuestario preliminar que incluya todos los servicios a contratar y proyecto definitivo.
· La planificación conjunta, de fechas del congreso y duración del mismo.
· Proyecto presupuestario preliminar que incluya todos los servicios a contratar y proyecto definitivo.
· La planificación conjunta, de fechas del congreso y duración del mismo.
· Proponer y contratar el
espacio donde se celebrará el congreso.
· Plan de difusión e
imagen del congreso.
· Tramitación de los
permisos administrativos necesarios.
· Gestión de viajes y
reserva hotelera.
· Gestión de transportes.
En resumen,
liberamos a la asociación, institución, empresa que nos contrata, de la carga
de trabajo suplementario que conlleva la organización de un evento.
